Tertib Arsip Jadi Fondasi Bawaslu Kabupaten Madiun Siapkan Pengawasan Pemilu 2029

Kabupaten Madiun, Bawaslu Kabupaten Madiun — Di balik setiap pelaksanaan tugas kelembagaan, terdapat dokumen dan rekam jejak yang menjadi bukti perjalanan sebuah organisasi. Arsip bukan sekadar kumpulan dokumen yang tersimpan, melainkan sumber informasi sekaligus bentuk pertanggungjawaban atas setiap kegiatan. Kesadaran inilah yang mendorong Bawaslu Kabupaten Madiun memperkuat tata kelola kearsipan sebagai bagian dari persiapan menghadapi Pemilu 2029.

Komitmen tersebut diwujudkan melalui kegiatan bertajuk Pengelolaan Arsip yang Tertib, Akuntabel dan Berintegritas Menuju Pemilu 2029 yang diselenggarakan di Kantor Bawaslu Kabupaten Madiun, Senin (9/11/2026). Kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Madiun serta diikuti pimpinan dan jajaran sekretariat Bawaslu Kabupaten Madiun.

Mengawali kegiatan, Anggota Bawaslu Kabupaten Madiun Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi, Akhorin Siswanto, M.Sos., menyampaikan bahwa pengelolaan arsip yang baik membutuhkan pemahaman dan keterlibatan seluruh jajaran, bukan hanya menjadi tanggung jawab petugas administrasi. Menurutnya, tertib kearsipan merupakan bagian penting dalam membangun tata kelola kelembagaan yang akuntabel dan berintegritas.

"Melalui kegiatan ini, kami berharap seluruh jajaran Bawaslu Kabupaten Madiun semakin memahami tata kelola kearsipan yang baik dan benar. Pengelolaan arsip harus dilakukan secara tertib, sistematis, dan bertanggung jawab, mulai dari penciptaan hingga penyusutannya. Dengan demikian, setiap dokumen kelembagaan dapat terjaga keutuhan dan keamanannya serta mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan, terutama dalam mendukung kesiapan administrasi menghadapi Pemilu 2029," ungkap Akhorin.

Selanjutnya, Ketua Bawaslu Kabupaten Madiun, drh. Slamet Widodo, memberikan sambutan sekaligus membuka kegiatan. Dalam sambutannya, ia menegaskan bahwa arsip memiliki peran strategis dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi kelembagaan. Pengelolaan arsip yang baik diperlukan untuk menjamin ketersediaan informasi dan dokumen autentik sebagai bukti pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Bawaslu.

Setelah kegiatan dibuka, narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Madiun menyampaikan materi mengenai tata kelola kearsipan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, di antaranya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Bawaslu Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.

Dalam pemaparannya, narasumber menjelaskan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya berorientasi pada kegiatan penyimpanan dokumen, tetapi juga mencakup penataan berdasarkan klasifikasi, pemeliharaan, pengamanan, serta pengaturan masa retensi arsip. Arsip perlu dikelola secara sistematis sesuai klasifikasi dan jadwal retensi arsip agar keautentikan, keamanan, dan keutuhan informasinya tetap terjaga serta mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Hal tersebut menjadi salah satu poin penting yang ditekankan dalam materi kearsipan.

Peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai jenis-jenis arsip, meliputi arsip aktif, inaktif, vital, dan statis. Selain itu, dijelaskan pula mekanisme pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang telah memenuhi persyaratan, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah. Seluruh tahapan tersebut harus dilaksanakan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Madiun berharap tercipta kesamaan pemahaman dan peningkatan kapasitas seluruh jajaran dalam mengelola arsip di lingkungan kerja masing-masing. Dengan tata kelola kearsipan yang tertib, sistematis, dan akuntabel, Bawaslu Kabupaten Madiun berupaya memperkuat administrasi kelembagaan sekaligus membangun kesiapan menghadapi pengawasan Pemilu 2029.