Bawaslu Kabupaten Madiun Ikuti Ngopi Arsip Bahas Dasar Kearsipan

Kabupaten Madiun, Bawaslu Kabupaten Madiun — Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan jejak penting perjalanan sebuah lembaga. Kesadaran itulah yang melatarbelakangi keikutsertaan Bawaslu Kabupaten Madiun dalam kegiatan Ngopi (Ngobrol Pintar) Arsip yang diselenggarakan Bawaslu Provinsi Jawa Timur secara daring melalui Zoom Meeting, Selasa (13/1/2026), dengan mengangkat tema “Konsep Dasar Kearsipan dan Pengarsipan Arsip”.

Kegiatan ini menghadirkan Arsiparis Bawaslu RI, Irfa Ulwan, sebagai pembicara utama. Dari Bawaslu Kabupaten Madiun, kegiatan diikuti oleh Staf, Nosa Arya Sandy, bersama perwakilan Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur yang antusias mengikuti diskusi seputar pengelolaan arsip.

Mengawali pemaparannya, Irfa Ulwan menekankan bahwa arsip memiliki peran strategis dalam tata kelola kelembagaan. Ia menyampaikan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk, baik dokumen tertulis, foto, maupun arsip digital. “Di dalam arsip terdapat unsur struktur, isi, dan konteks yang saling berkaitan. Karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara tertib agar mendukung akuntabilitas organisasi,” ujar Irfa.

Lebih lanjut, Irfa menjelaskan pembagian unit kearsipan di lingkungan Bawaslu sebagai upaya memperjelas tanggung jawab pengelolaan arsip di setiap jenjang. “Unit Kearsipan I berada di bawah Sekretariat Jenderal, Unit Kearsipan II di tingkat provinsi, dan Unit Kearsipan III di tingkat kabupaten/kota. Sementara unit pengolah arsip berada pada biro atau subbagian administrasi sesuai fungsi kerja masing-masing,” jelasnya.

Dalam kesempatan tersebut, peserta juga dibekali pemahaman mengenai jenis-jenis arsip, mulai dari arsip dinamis yang digunakan langsung dalam kegiatan sehari-hari, arsip statis yang bernilai kesejarahan, hingga arsip vital yang tidak bisa diperbaharui, tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Irfa juga menguraikan perbedaan arsip konvensional dan arsip media baru, serta mengenalkan konsep naskah mandiri sebagai bagian dari sistem pengarsipan yang tertib.

Sementara itu, Staf Bawaslu Kabupaten Madiun, Nosa Arya Sandy, menyampaikan bahwa kegiatan ini memberikan penguatan bagi jajaran di daerah. “Materi yang disampaikan sangat membantu kami dalam memahami pengelolaan arsip sesuai ketentuan. Harapannya, pengetahuan ini dapat diterapkan untuk mendukung tertib administrasi di Bawaslu Kabupaten Madiun,” ungkap Nosa.

Melalui kegiatan Ngopi Arsip ini, Bawaslu Kabupaten Madiun diharapkan mampu meningkatkan kapasitas pengelolaan arsip di lingkungan kerja. Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis dinilai menjadi salah satu kunci dalam mewujudkan administrasi kelembagaan yang profesional dan akuntabel.