Bawaslu Kabupaten Madiun Ikuti Ngopi Arsip, Perkuat Pemahaman Pengelolaan Arsip Terjaga

Kabupaten Madiun, Bawaslu Kabupaten Madiun — Di tengah tuntutan akuntabilitas lembaga, pengelolaan arsip tak lagi sekadar urusan administrasi, melainkan bagian penting dari menjaga memori dan kepentingan negara. Hal inilah yang menjadi perhatian Bawaslu Kabupaten Madiun saat mengikuti kegiatan Ngopi (Ngobrol Pintar) Arsip yang diselenggarakan Bawaslu Provinsi Jawa Timur secara daring melalui Zoom Meeting, Rabu (15/4/2026), dengan mengangkat tema Pengelolaan Arsip Terjaga sebagai upaya memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan Bawaslu. 

Kegiatan tersebut diikuti oleh Nosa Arya Sandy selaku staf Bawaslu Kabupaten Madiun bersama perwakilan Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur. Narasumber dalam kegiatan ini adalah Ratna Diah Fatmawati, Sekretariat Bawaslu Kota Surabaya, yang memaparkan materi terkait penataan dan pengelolaan arsip terjaga.

Dalam pemaparannya, Ratna menjelaskan bahwa arsip terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberlangsungan hidup bangsa dan negara sehingga harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. “Pengelolaan arsip terjaga adalah tindakan dan prosedur perlindungan serta penyelamatan arsip untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat,” ujarnya.

Ia juga menekankan bahwa pengelolaan arsip terjaga dilakukan secara sistematis mulai dari identifikasi, pemberkasan, pelaporan, hingga penyerahan arsip kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Proses tersebut melibatkan unit pengolah dan unit kearsipan dalam rangka pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Bawaslu.

Lebih lanjut, Ratna menjelaskan bahwa pemberkasan arsip dilakukan berdasarkan sistem subjek, disertai tahapan pemeriksaan, penentuan indeks, pemberian kode klasifikasi, hingga penyimpanan yang sesuai standar. Selain itu, pelaporan arsip terjaga wajib dilakukan paling lama satu tahun setelah kegiatan, baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy.

“Penyerahan arsip terjaga kepada ANRI dilakukan dalam bentuk salinan autentik yang telah diverifikasi, sebagai bentuk tanggung jawab lembaga dalam menjaga arsip strategis negara,” tambahnya.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Madiun diharapkan dapat meningkatkan pemahaman serta implementasi pengelolaan arsip terjaga secara tertib dan sesuai regulasi, guna mendukung akuntabilitas kelembagaan.